レコードへのアクセスの許可

ユーザは、取引先、取引先責任者、リードなどの特定の種類のレコードへのアクセスを他のユーザに手動で許可できます。場合によっては、1 つのレコードに対するアクセスの許可にはすべての関連レコードへのアクセスが含まれます。アクセスを許可するこの方法は、共有の直接設定とも呼ばれます。たとえば、自分の取引先に別のユーザのアクセスを許可すると、自動的にそのユーザはその取引先に関するすべての商談とケースにアクセスできるようになります。

共有の直接設定を使用してレコードへのアクセスを許可する手順は、次のとおりです。

1. 共有するレコードの [共有] をクリックします。
2. [追加] をクリックします。
3. [検索] ドロップダウンリストから、追加するグループ、ユーザ、ロール、またはテリトリーの種別を選択します。

   組織のデータに応じて、オプションとして次を含めることができます。

   型	説明
   マネージャのグループ	ユーザのすべての直属マネージャおよび間接マネージャ。
   マネージャの下位グループ	マネージャと、そのマネージャが管理するすべての直属部下および間接部下。
   公開グループ	管理者に定義されたすべての公開グループ。
   非公開グループ	レコード所有者に定義されたすべての非公開グループ。レコード所有者のみがレコード所有者の非公開グループと共有できます。
   ユーザ	組織内でのすべてのユーザ。ポータルユーザは含まれません。
   ロール	組織向けに定義されたすべてのロール。これには、ロールごとにすべてのユーザが含まれます。
   ロール & 下位ロール	階層のロール内のすべてのユーザと、そのロールの下位のロール内のすべてのユーザ。これは、組織でポータルが有効になっていない場合にのみ使用できます。
   ロール & 内部下位ロール	組織向けに定義されたすべてのロール。これには、指定されたロール内のすべてのユーザと、そのロールの下位のロールに属するすべてのユーザが含まれますが、パートナーポータル、およびカスタマーポータルのロールは除外されます。
   ロール、内部 & ポータル下位ロール	ロールおよびその下位ロールを追加します。これには、そのロール内のすべてのユーザと、そのロールの下位のロール内のすべてのユーザが含まれます。これは、組織でパートナーまたはカスタマーポータルが有効になっている場合にのみ使用できます。ポータルロールおよびユーザが含まれます。
   テリトリー	テリトリー管理を使用する組織の場合、各テリトリーを含め、組織に定義されたすべてのテリトリー。
   テリトリーおよび下位テリトリー	テリトリー管理を使用する組織の場合、テリトリー内のすべてのユーザと、そのテリトリーの下位のユーザ。

   ユーザ、ロール、およびグループが 2,000 を超える組織では、クエリが特定のカテゴリのどの項目とも一致しない場合、そのカテゴリは [検索] ドロップダウンメニューに表示されません。たとえば、「CEO」を検索した結果「CEO」という文字列を含むグループ名が 1 つもなかった場合、ドロップダウンに [グループ] オプションが表示されなくなります。新しい検索語を入力する場合は、リストに表示されていないものを含め、すべてのカテゴリで検索されます。検索用語をクリアして [検索] をクリックすると、ドロップダウンに再度取り込まれます。

   メモ

4. 名前を [共有先] リストに追加することで、アクセスが許可される特定のグループ、ユーザ、ロール、またはテリトリーを選択します。[追加] および [削除] 矢印を使用して、[選択可能] リストから [共有先] リストに項目を移動します。
5. 共有するレコードと自分が所有する関連レコードのすべてに対して、アクセス権を選択します。
   • 商談またはケースを共有している場合は、(ケースチームを介してケースを共有しているのでない限り) 共有先には少なくとも関連付けられている取引先への「参照」アクセス権が必要です。また、取引先を共有するための権限がある場合は、取引先への「参照」アクセスが自動的に共有先に許可されます。取引先を共有するための権限がない場合は、他のユーザに取引先への「参照」アクセスを許可するよう取引先所有者に依頼する必要があります。
   • [取引先責任者のアクセス権] は、取引先責任者に対する組織の共有設定が [親レコードに連動] に設定されているときは無効です。
   • 関連するオブジェクトレコードのアクセス権を指定する共有ルールの場合、指定されたアクセス権はその共有ルールにのみ適用されます。たとえば、取引先共有ルールによって関連取引先責任者のアクセス権として「非公開」が指定されている場合でも、ユーザは、組織のデフォルト設定、「すべてのデータの編集」または「すべてのデータの参照」権限、あるいは取引先責任者用の「すべての編集」または「すべての参照」権限など、他の方法を使用して、関連取引先責任者にアクセスできます。

   メモ

6. 売上予測を共有する場合は、[登録可] を選択し、そのユーザ、グループ、またはロールが売上予測を登録できるようにします。
7. ユーザおよびシステム管理者が理解できるようにするため、レコードの共有理由を選択します。
8. [保存] をクリックします。